IT-Lösungen zur Leistungsabwicklung

Die kostenoptimierte und schnelle Abwicklung von Dienstleistungen ist der entscheidende Erfolgsfaktor für eine effiziente Objektbewirtschaftung. Dies gilt insbesondere für Kleininstandsetzungen: Hier kann der Gemeinkostenanteil für die Abwicklung sogar den reinen Leistungswert übersteigen.

Servalino unterstützt alle Beteiligten bei der durchgängigen Leistungsabwicklung: Kunden bzw. Mieter setzen (Störungs-)Meldungen ab. Betreiber beauftragen die erforderlichen Leistungen. Dienstleister dokumentieren die durchgeführten Arbeiten. Alle Prozessschritte werden durchgängig in einem Journal protokolliert. Der Bearbeitungsstatus und die Historie eines Vorgangs können jederzeit aktuell eingesehen werden. Der Melder kann sich so bei Bedarf über den Bearbeitungsstand seiner Meldung informieren.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Jeder Prozessbeteiligte kann daher Dateien in den Workflow integrieren. Dies hat viele Vorteile: Bei einer Schadensmeldung kann z.B. ein Foto des Schadens beigefügt werden, so dass der beauftragte Dienstleister den Schaden besser einschätzen und alle benötigten Werkzeuge und Ersatzteile mitbringen kann. Ein vom Dienstleister an den Betreiber übermitteltes Foto nach Beheben des Schadens ermöglicht diesem eine Leistungsabnahme und Rechnungsfreigabe ohne Vor-Ort-Besichtigung. Unnötige Wege werden auf diese Weise vermieden und Kosten eingespart. Zudem kann der komplette Vorgang anhand der Fotos zu einem späteren Zeitpunkt besser nachvollzogen werden.

Dienstleistungsaufträge werden automatisiert als Dokumente im PDF-Format erstellt. Dazu werden die Daten der Meldung in den Auftrag übernommen, so dass Doppeleingaben vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt werden. Im Falle von Havarien müssen umgehend Notfallmaßnahmen eingeleitet werden. Servalino unterstützt daher auch das sofortige Weiterleiten von Auftragsdaten per SMS auf das Handy eines Dienstleisters.

Die Kosten stets im Blick: Servalino unterstützt das Controlling von Einmalleistungen durch eine objektbezogene Budgetverwaltung. Zu jedem Objekt kann ein Planbudget vorgegeben werden. Die Kosten für erbrachte Leistungen werden von diesem Budget abgebucht. Der aktuelle Budgetstand sowie die gesamte Buchungshistorie kann jederzeit eingesehen werden. Beim Überschreiten definierter Budgetgrenzen wird automatisch der zuständige Verantwortliche via E-Mail informiert.

Die IT-gestützte Leistungsabwicklung kann um Funktionalitäten zur Leistungsabrechnung erweitert werden, so dass Leistungsnachweise interner und externer Subunternehmer direkt in den Abrechnungsprozess übernommen und zur Abrechnung genutzt werden können. Mit Subunternehmer vereinbarte Einheitspreise können als spezifische Kataloge in Servalino hinterlegt werden. Nach einer Auftragserledigung kann der Subunternehmer online die erbrachten Leistungspositionen aus dem Katalog zusammenstellen und zur Abrechnung übermitteln.

Der Betreiber übernimmt die Kostenzusammenstellung in sein ERP-System (z.B. SAP) und stellt dem Subunternehmer eine entsprechende Gutschrift aus. Dieser Prozess kann durch passgenaue Schnittstellen automatisiert werden. Sowohl Betreiber als auch Subunternehmer profitieren von diesem Vorgehen durch eine schlanke Verwaltung und unkomplizierte Abrechnung.

Auf Knopfdruck werden die zur Abrechnung ausgewählten Leistungen nach Nebenkostenschlüsseln und Abrechnungseinheiten zusammengefasst und entsprechende Zwischensummen berechnet. Die aufbereiteten Abrechungsdaten können nun als kundenspezifische Dokumente (Rechnungsanhang, Buchungsfahne, etc.) im PDF-Format ausgegeben werden.

Servalino protokolliert alle Abrechnungsvorgänge. Auf diese Weise kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Leistungen in welchem Rechnungslauf abgerechnet wurden und welche Abrechnungen noch nicht erfolgt sind. Es ist sichergestellt, dass einerseits alle erbrachten Leistungen abgerechnet werden und andererseits keine doppelte Berechnung erfolgt.