Das Modul Auftragsabwicklung unterstützt ein effizientes Anlegen, Verbuchen und Verfolgen von haushaltsbasierten Aufträgen und Nachträgen sowie das Erfassen und Kontieren von Eingangsrechnungen.
Beim Anlegen eines Auftrags werden die erforderlichen Daten so weit es geht aus dem Auftragsgrund übernommen, z.B. aus einer Meldung, Begehung, Baumaßnahme oder einem Vertrag. Nach Auswahl des zu verwendenden Unterkontos wird überprüft, ob genügend Mittel zur Verfügung stehen. Der Interne Dienst / Haushalt kann in den Prozessablauf eingebunden werden und einem Auftrag eine Festlegungsnummer zuordnen.
Je nach Auftragshöhe und Auftragsart erfolgt die Freigabe durch die entsprechend berechtigte Person, z.B. den Gruppenleiter. Das Bestellschreiben wird als PDF-Dokument erstellt und kann per E-Mail an den Auftragnehmer versandt werden.
Zu einem Auftrag können Nachträge angelegt werden. Bei einer Mittelerhöhung erfolgt ggf. eine überprüfung verfügbarer Mittel. Der Auftragswert wird um die Nachtragshöhe angepasst.
Eingangsrechnungen werden durch Verwalter bzw. Bauleiter überprüft und als Abschlags-, Teilschluss- oder Schlusszahlung erfasst.
Die Kontierung erfolgt für die gesamte Rechnung oder für Rechnungsteilbeträge in entsprechende Splitbuchungen. Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Anordnung an die Mitarbeiter im Haushalt übergeben.
Der gesamte Bearbeitungsverlauf eines Auftrags inkl. E-Mail Verkehr wird prozessbegleitend automatisch dokumentiert. Zudem können manuell Notizen angelegt werden, so dass eine durchgängige, elektronische Auftragsakte entsteht.
Bei Bedarf kann zum übertragen von Buchungssätzen eine Schnittstelle zu ProFiskal eingerichtet werden. Darüber sind Buchungssätze wie FEB, FAE, FUA, ANE oder KRK übertragbar. Schnittstellen zu weiteren Systemen können über Web-Services eingerichtet werden.