Referenz: Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin

Der Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf verfügt über 340 öffentliche Bauwerke auf ca. 230 Liegenschaften. Die bezirkliche Serviceeinheit Facility Management (SE FM) betreut diese Objekte. Hierbei ist eine enge Zusammenarbeit der Fachgruppen Liegenschaftsverwaltung, Fachtechnik und Hochbau erforderlich.

Im Sommer 2019 fiel im Bezirk die Entscheidung, für die Bearbeitung von baulichen Mängeln zukünftig die in anderen Bezirken bereits bewährte IT-Lösung Servalino HABAU einzusetzen. Bauliche Mängel umfassen dabei sowohl den kleinen baulichen Unterhalt (KBU) als auch größere Reparatur- oder Instandsetzungsmaßnahmen.

In weniger als drei Monaten wurde das System eingerichtet: In Workshops wurden die bezirklichen Anforderungen erfasst und in Servalino umgesetzt. Die Stammdaten wurden aufbereitet und eingebracht. Nutzer, Rollen und Rechte wurden eingerichtet und die Anwender geschult. Seit Oktober nutzen vier Teams mit etwa 40 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Servalino HABAU im täglichen Einsatz.

Servalino unterstützt die Meldungserfassung, Qualifikation und Weiterleitung an die zuständigen Teams und Fachbauleiter. Die Auftragsvergabe an externe Firmen erfolgt per E-Mail direkt aus Servalino. Dies stellt eine deutliche Arbeitserleichterung gegenüber dem bisherigen Fax-Versand dar. Eine hohe Transparenz über die Zuständigkeiten und Stammdaten ermöglicht ein teamübergreifend einheitliches Vorgehen im gesamten Bearbeitungsablauf.

In den nächsten Projektschritten werden die für die Bauwerke zuständigen Ämter (Jugend-, Schul-, Sport- und Grünflächenamt) in Servalino einbezogen. Anschließend erhalten knapp 50 Schulen einen Systemzugang. Auf diese Weise können Schulhausmeister zukünftig Meldungen direkt in Servalino absetzen. Die Schulsekretariate und Schulleitungen können den Fortschritt der Meldungsbearbeitung aktuell nachvollziehen.

Auf diese Weise entsteht in Charlottenburg-Wilmersdorf eine abteilungs-, ämter- und standortübergreifende Plattform für die Bearbeitung von baulichen Mängeln. Die durchgehend webbasierte Bedienung und die in Servalino hinterlegten Dokumente ermöglichen ein weitgehend papierloses Vorgehen in Form der elektronischen Akte.

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