Sicherer Umgang mit Raumreservierungen und Raumbuchungen

Vorbelegungen und Konsistenzprüfungen ermöglichen ein schnelles und komfortables Anlegen neuer Raumreservierungen für eine Veranstaltung. Fehleingaben und Zeitüberschneidungen mit bestehenden Buchungen werden verhindert.

Mit der verbindlichen Zusage werden die Raumreservierungen einer Veranstaltung in Buchungen gewandelt, der Mietvertrag wird automatisiert als PDF-Dokument erzeugt und per E-Mail an den Kunden versandt.

Servalino Raumzauber ermöglicht zudem die Vergabe von mehreren Buchungsoptionen an verschiedene Interessenten auf den gleichen Raum und Termin:

Möchte ein Interessent einen oder mehrere Räume reservieren und die gewünschten Zeiten sind noch nicht belegt, so erhält er eine befristete Option. Weitere Interessenten an Raumreservierungen im selben Zeitraum erhalten eine Folgeoption. Die korrekten Schreiben zur Optionsvergabe werden automatisch als PDF-Dokumente erzeugt und durch generierte E-Mails an die Interessenten versandt.

Nimmt ein Interessent seine Option nicht wahr, werden die betreffenden Raumreservierungen aus dem Kalender gelöscht. Ein geführter Prozess sorgt für eine konsequente Wandlung von vorhandenen Folgeoptionen in Optionen und die zugehörige E-Mail-Kommunikation mit den Interessenten.

Möchte der Inhaber seine Option fest buchen, werden automatisch alle Inhaber von Folgeoptionen per E-Mail darüber informiert, dass ihre Option nicht berücksichtigt werden konnte, da der Raum vergeben wurde.

Durch die befristete Vergabe von Optionen und Folgeoptionen auf einen Raum kann die Raumauslastung verbessert werden, da bei einer Absage ein weiterer Interessent sofort nachrückt.

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