Vertrag

Mit dem Modul Vertrag entgeht Ihnen kein vertraglich relevanter Termin mehr. Sie erhalten eine Transparenz über vergangene und zukünftige Vertragskosten und -erlöse und können Verträge inklusive der Begleitdokumente online einsehen.

Das Modul unterstützt unterschiedliche Verträge wie z.B. Miet- und Pachtverträge, Serviceverträge oder auch Energie- und Medienverträge. Die Verträge sind mit ihren wichtigen Parametern wie Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen, Laufzeiten, Kosten oder Erlösen abgebildet. Dazu werden die Verträge selbst inklusive ihrer Anhänge als Dokumente hinterlegt.

Die vorliegenden Vertragsinformationen sind mit den jeweiligen Vertragsobjekten vernetzt: Über einen Wartungsvertrag kann z. B. auf alle Anlagen zugegriffen werden, zu denen Leistungen vereinbart sind. Darüber hinaus werden beispielsweise zu einem Raum alle Verträge angezeigt, die diesen Raum betreffen (Mietvertrag, Reinigungsvertrag etc.).

In Übersichtlisten und durch Erinnerungen werden Sie an anstehende Termine erinnert. Eskalationsstufen für nahende Termine können eingerichtet werden. Zu den Terminen werden die möglichen Handlungsoptionen aufgezeigt: Verlängerung, Kündigung, andere Option. Mit den im Portal hinterlegen Schreiben können diese Optionen ausgelöst, freigegeben und an den Vertragspartner übersandt werden. Die durchgeführten Aktionen werden zum Vertrag protokolliert.

Durch die gewonnene Transparenz lassen sich überflüssige Verträge leicht identifizieren und so Kosten einsparen. Versäumte Fristen gehören ebenfalls der Vergangenheit an: Vertragsspielräume lassen sich so optimal ausnutzen und finanzielle Verluste aufgrund vergessener Kündigungen und Vertragsverlängerungen werden vermieden.

Die Kosten oder die Erlöse, mit denen ein Vertrag über ein Jahr oder die Vertragslaufzeit verbunden ist, können aufgerufen werden. Diese Übersichten können Ihre Verhandlungen mit dem Vertragspartner unterstützen.

Das System ist nur so gut wie die Qualität der Vertragsdaten. In Abhängigkeit vom Vertragstyp werden Dateneingaben oder auch vorhandene Vertragsdaten überprüft. Eine fehlerhafte Eingabe wird so weitestgehend vermieden und lückenhafte Verträge werden aufgedeckt.

Eine komfortable Suchfunktion unterstützt dabei das Auffinden von Verträgen. Das spart Zeit: Eine langwierige Recherche in Aktenordnern entfällt. Sämtliche Vertragsinformationen können jederzeit auf Knopfdruck als Vertragsübersicht in Form eines pdf-Dokumentes erzeugt werden.